自宅にサーバーを置いたので最近は併用状態ですが、私はかなりたくさんのgmailを取得して活用しています。データ整理とその運用のためにgmailを活用する。
そのやり方を他人に言うとそんな方法が...と言われるのですが、何も特別なことはしていません。
たぶんいろんな人がやってるやり方だとは思うんですが...私なりの使い方を書いて欲しいとリクエストがあったのでメモ代わりに記事にしてみました。
まず、データ自体をある程度整理して少なくするのが一番です。が、なかなかそうはいかないもの。
古いデータがそのままになってしまって、さてこれは何のデータでいつのものだったか...なんてことになりがち。
そこでgmailを自分だけの書棚にして活用しています。
とはいえ特別にすごいことをしてるわけではなく。
gmailの複数アカウントを用途にわけて使用しているだけ。それぞれのアカウントにそれぞれのデータやドキュメントを転送しておく。それだけ。
動画データなんかはまぁ外でアクセスするには別の方法を模索するわけですが、ドキュメントやメモといったものはメールで確認するだけでことたります。私の場合はkonozamaサーバーが存在しますので（konozama.jpサーバーとは別に自宅にも格安鯖を設置）それを活用すればいいのですが、自宅が停電などになってはアクセス不能になります。
そこでまずデータの種類をしぼりました。どのような環境でも読めるデータに統一することで、ダウンロード先の環境に左右されずにある程度運用可能とします。私が選んだのはマイクロソフトのオフィス形式。そう、wordやexcelのデータに統一してるんですね。後はPDFとかTXTファイルとかJPGとか。
これで特殊なソフトがなくてもたいていのOSや環境からデータを活用することが出来ます。openofficeでもそこそこ再現出来る程度のドキュメントにする配慮はいるかもしれませんが、保存して活用するものはそう複雑なものを作らないことが多いので。
複雑な数式等をいれた場合は...残念ながらwindows機でのみ確認することになりますか。まぁ一番使う環境がwindowsですからそこはある程度目をつぶって。
こうすることで、iPadやスマートフォン(iPhone含む）などでもデータの活用が出来るようになります。外で確認したいだけならデータの種類を気にすることはなくなりました。メールが読めれば文章が。添付データが見れれるなら添付データの活用も可能となるわけです。
重要なデータで外から見られては危険なものはドキュメントごとアーカイブしてパスワード設定。gmailのパスワードが流出してしまった時のことを考えるとそんな運用もあり。
必要ならヒントのメモをgmailあてに送っておけばパスワードを忘れてもなんとかなったりします。
データの持ち方を変えて大きなデータにまとめていくのではなく、整理したデータひとつひとつをメールとしてgmailに送る。メールのタイトルがそのまま書類名。gmailのアカウントがそのまま書棚名として。
タイトルの付け方次第でドキュメントの履歴管理も出来る。
古いものを別に消す必要もない。
複数アカウントを活用して「書棚」がわりにする方法の場合はマルチアカウント対応のメール（私の場合はサンダーバード）を使用することで、簡易クラウドとして利用出来るかと。
アカウント名に法則をつけてある程度長いものにすると、たいてい他の人に取られていることもないので連続した番号でメールを取得出来たりします。そうすると法則だけ覚えておけば外からでもアクセスは簡単。
メールごとにどんなドキュメントをいれるか決めてそこにメールするだけ。メール名で内容がある程度把握出来て、タイムスタンプでいつ頃のものかわかる。履歴番号をいれる時に過去のメールを確認しソートするだけで把握も用意。
サンダーバード等使用しなくてもブラウザ上から書庫を切り替えるようにアカウントを切り替えればいいわけで。
タダで簡易クラウド書庫代わりに出来ます。ある程度運用方法が確立したら、自分なりに工夫することで活用方法はそれこそ無限。
サンダーバードを使ってるのは万が一googleの気まぐれで中身が吹き飛んだ時にそなえてローカル保存を考えているから。自分のPC上にもgmail上にも書庫が常にあって同期されている。そんなイメージで運用しています。
わかりづらいかもしれませんが、まぁやってみると簡単です。
お金をかけずにデータを整理してどこでも活用出来るようにするならこんな方法もありかと。
個人レベルじゃなくても小さな企業でも使える方法かと思います。いろんな人がいろんな活用をしていますので、まぁひとつの例として。自分なりにgmailを使い倒してやってください。
独自ドメインを取ってそこでimapサーバーをたてれば年間数千円で自分専用の書庫を作ることも可能です。容量は予算次第ですが（笑）
その予算すらケチると...やはりgmailが便利かもしれません。いつ消えるかわからないので書庫はなるべく種類ごとに分けるのをお勧めします。重要データは別にバックアップを。
まぁ、あくまでもどこでもアクセス出来て便利に使うのが主眼ですので（＾＾）
※学生さんなら教科ごとにアカウントを分けて活用することで勉強などに活用出来ます。友人の息子に方法と手法を指南したら私よりよほど高いレベルで活用し始めてしまいました。自分の回答なども履歴管理して間違い率やどんな分野が苦手なのか...とか見直すのにも使えるみたいですね...うーん。やはり若いってすごい。
※追記
dropboxではいかんの？馬鹿なの？とメールをいただきましたが、そもそも日本語にdropboxが対応する前からやってる方法なのでなんとも。好きな方を使えばいいと思うので、そうしていただければ。